Association Agile France Adhérer

Assemblée générale du 17 février 2021

L’association compte 21 adhérent‧e‧s à jour de leur cotisation. Sont présent·e·s :

Ordre du jour

  1. Nomination d’un‧e président‧e de séance, d’un‧e secrétaire de séance (ou plusieurs) et maître‧sse·s du temps
  2. Décompte des personnes présentes
  3. Ordre du jour
  4. Rapport moral
  5. Rapport financier
  6. Mise à jour du réglement intérieur
  7. Questions diverses

L’ordre du jour est accepté à l’unanimité.

Nomination d’un·e président·e de séance, d’un·e secrétaire de séance (ou plusieurs) et maîtres‧ses du temps

Rapport moral

Cette année, l’organisation du soutien des associations a légérement changé. Des référent·e·s et co-référent·e·s sont désormais nommé·e·s pour chaque initiative.

Initiatives

Frug’Agile

C’est une réponse à la problématique de ne pas pouvoir se retrouver en présentiel suite à l’annulation de la conférence Agile France.

Éric Patrizio rend compte de cette initiative avec Fabrice Bloch en soutien.

La conférence Agile France a malheureusement été annulée et l’équipe ne se sentait pas de garder l’ADN d’Agile France en ligne. On est donc parti sur Frug’Agile avec une équipe d’organisation réduite, sur un temps court et avec aucune expérience de conférence en ligne. D’où la frugalité dans les moyens.

L’événement a bien eu lieu du 29 juin au 3 juillet, on a vendu 270 billets. Globalement une moyenne de 50 participant·e·s à chaque conférence. L’événement a regroupé 14 conférences, 4 ateliers, 1 slot ouvert (réseau etc.) et 1 humanathon.

L’idée de l’humanathon était d’appliquer l’agilité à des projets humanitaires. On a contacté des associations et on a aidé ces associations à lancer leur projet. Dans la continuité de l’éducathon.

Les enseignements que nous en tirons :

Ce que nous comptons faire pour Frug’Agile 2021 :

Résultat excédentaire de 1067,56 €.

Frug’Agile a décidé de s’autonomiser et de créer son association. Conformément à nos statuts, l’association leur versera le bénéfice qu’ils ont fait sur la première édition.

Matti : « Il n’y a pas d’autre nouvelles initiatives cette année, sans doute lié également au contexte Covid. Mais on est très heureux d’avoir pu soutenir Frug’Agile et de leur permettre de se lancer en autonomie dès l’année suivante. Nous pensons que c’est vraiment la raison d’être de l’association : fournir les moyens de démarrer un événement et résoudre le problème du bootstrapping (comment avoir les fonds pour lancer l’activité qui permettra d’en percevoir suffisamment pour la rendre effective). Le fait que cette initiative soit déjà autonome est donc un bel accomplissement, bravo à l’équipe ! »

Agile France 2020

Bénédicte : devoir annuler la conférence après avoir espéré pendant longtemps que ça passerait a été une expérience douloureuse.

Fabrice : en effet ça a été une épreuve car on avait lancé l’initiative comme les 9 premières années. On avait même un meetup prévu chez Canal+ qui a été annulé, puis tout s’est enchaîné.

Pas mal de frais avaient été engagés : chalet, restaurant, ouverture de billeterie.

En mars de l’année derière on ne croyait pas qu’on serait encore sous le coup du Covid en juin, du coup on a pris la décision un mois avant, lorsqu’on a été certain qu’on ne pourrait pas tenir l’évenement tel que prévu.

Dans un premier temps il s’est agi de récupérer l’argent engagé, Frédéric a beaucoup œuvré avec l’association pour que ça arrive. Ensuite, il a fallu rembourser les billets déjà achetés.

Ensuite, la question de savoir si on pouvait le faire en ligne s’est posée et on a dû refléchir au capital confiance d’Agile France, à l’ADN de la conférence. Au vu de tout cela, on a décidé de ne pas garder le nom d’Agile France pour une conférence en ligne.

C’est à partir de ces constats qu’une partie de l’équipe d’orga a choisi de partir sur Frug’Agile.

Bénédicte fait un point “info finances” : il reste un avoir au restaurant Yuman (environ 980 €) qui n’est pas dans les caisses d’Agile France.

Matti : il y a eu des pertes sur l’initiative. Un déficit de 2 530 €, cela souligne pour moi l’intérêt de l’association pour gérer le risque financier. Sur ce total, il y a l’avoir du Yuman avec qui on a un accord d’attendre de savoir s’il y aurait une édition 2021 pour savoir si nous gardions l’avoir ou s’il y avait une demande de se faire rembourser.

Le reste est notamment lié aux frais pour se faire rembourser (frais postaux entre autre) ainsi que les commissions sur les opérations de paiement.

Merci beaucoup à Frédéric André qui a pris en charge le travail peu gratifiant d’obtenir les remboursements et de maintenir le lien avec les prestataires même après l’annulation de l’événement !

Frédéric : on avait planifié 4 meetups, on a pu en faire 2. Ces meetups avaient pour intention de donner une occasion de travailler (et améliorer) les conférences et ateliers et notamment lancer les nouveau·elle·s orateur·rice·s, ainsi que de donner de la visibilité et animer une communauté.

Fabrice : pour l’édition 2021, on a fait le choix de réduire le nombre d’orgas (c’est-à-dire les personnes qui vont cadrer) et augmenter le nombre de personnes ressources. En fin d’année dernière, nous étions convaincus qu’en juin, on pourrait avoir un événement « normal », aujourd’hui nous n’en sommes plus convaincus. Avec l’équipe d’orga, nous attendons de voir car nous ne sommes pas certains de pouvoir tenir un événement en présentiel au Chalet de la Porte jaune. On imagine également d’autres alternatives.

Matti : en effet le bureau avait demandé que le passage d’Agile France à une version en ligne se fasse avec un nom différent pour préserver le capital réputationnel. Merci d’avoir imaginé « Frug’Agile France » plutôt qu’« Agile France en ligne ». Et maintenant il y a la création de l’association qui va gérer ce nouvel événement, qui se démarque en s’appelant simplement « Frug’Agile ».

Paris Test Conf

Matti : nous avons eu une sollicitation de Paris Test Conf, dont la première édition que nous avions soutenue l’an dernier avait été un franc succès. Ils ont été impactés par la situation. Ils nous ont contacté pour demander une subvention pour une version en ligne.

Nous avons rappelé que nous privilégions le soutien à des initiatives visant l’équilibre plutôt que la subvention.

Apres deux relances, ils sont revenus vers nous pour nous signifier qu’ils avaient obtenu un soutien de la part d’une entreprise, qui a payé leur abonnement à Zoom.

Je suis un peu déçu qu’il n’y ait pas eu de suites, je me suis questionné sur la raison, notamment si c’était lié au délais de réponse mais l’équipe d’orga nous a indiqué que non et qu’ils comptaient nous solliciter à nouveau l’an prochain pour une troisième édition.

Je ne sais pas quels enseignements en tirer si ce n’est peut-être demander un numéro de téléphone pour être plus pro-actif.

Projets menés en propre par l’association

La charte de la diversité

Matti : Traduction de la charte de la diversité (anglais vers francais) qui décrit des engagements à prendre pour favoriser la diversité lors d’événements. Après contact avec l’autrice nous avons créé un groupe de travail sur Loomio pour faire de la traduction. 4 personnes ont rejoint ce groupe, dont d’anciens adhérents.

19h54 Raphaël Pierquin nous rejoint - départ de fabrice Bloch - nombre de présent·e·s 11

Manu : Qu’est-ce que ça implique pour l’asso d’être signataire de cette charte ?

Matti : C’est une charte, donc c’est plus une intention qu’un engagement. Donc si nous devions organiser des événements on pourrait se baser dessus, mais il s’agit également de clarifier ce que nous attendons des initiatives que nous soutenons.

Par exemple « Choisir de ne pas financer des événements qui ne favorise pas la diversité » qui traduit des exigences que nous avions déjà, mais qui sont désormais clarifiées.

Questionnaire de suivi de la diversité (v1)

Matti : Merci à Frédéric André et Julie Quillé qui ont travaillé sur ce sujet. Nous avons créé un questionnaire à adresser aux participant·e·s à un événement afin de mesurer la diversité présente.

Pas tant pour évaluer si l’initiative a « réussi » ou non, mais plutôt pour voir s’il y a une tendance qui émerge ou si certaines formes d’action fonctionnent mieux que d’autres. Par exemple le financement de billet pour des personnes sous-représentées, sur lequel nous n’avons pour le moment aucune mesure d’impact. Ce questionnaire pourrait être une manière de mesurer l’impact des actions et suggérer des modes d’action.

Ce questionnaire n’a pas pu être déployé sur les initiatives de cette année, car il a été élaboré après le début de ces initiatives.

Fred : j’ai testé ce questionnaire sur certain‧e‧s ami‧e‧s. Il y a eu des surprises face à la quantité et l’intimité de données demandées qui peut entrainer un refus de répondre. Après explication de l’intention, le formulaire est mieux perçu.

Une des difficultés restantes est la nécessité de trouver un outil qui garantisse l’anonymat dès le recueil des données, en ne créant pas des « lignes » dans une table qui permettraient la réidentification, mais en stockant chaque réponse indépendamment des autres.

Matti : On a pas mal travaillé sur les questions / formulations etc. Mais on ne se sentirait pas en l’état de diffuser, ne serait-ce que du fait de l’outil : nous avons utilisé Google Forms car c’était le moyen le plus adapté de collaborer sur un questionnaire, mais pas question de recueillir ce type de données sur Google.

Appel à projet spécifique Covid

Matti : Idée de débloquer des sous pour subventionner des initiatives mais on est bien conscient que peu de personnes connaissent l’association. Du coup on a décidé de débloquer un fond de 10 000 € pour soutenir des initiatives dans la situation Covid : faire connaitre l’asso + donner des opportunités.

On a eu une visibilité plus grande que ce que nous faisons d’habitude mais pas de réponses qui ont abouties.

Un seul contact, de la part d’un ancien adhérent, mais après discussion, il n’avait pas besoin de subvention, juste d’une discussion.

Questionnement sur ce qu’il est possible de faire et notamment est-ce que l’association peut directement commander l’ajout de fonctionnalité dans des logiciels libres ?

L’appel à projets n’a donc pas été un mode d’action efficace pour l’association.

Outils

L’association propose de nouveaux outils pour faciliter les initiatives :

Vote sur le bilan moral

Le différentiel entre le nombre de vote et le nombre de présents à l’AG s’explique par la mise en place de la possibilité de voter à distance de manière asychrone.

(Thomas Clavier - Christophe Addinquy - Frédéric Duffau - Fabrice Bloch - Claire Mouquet)

Le bilan moral est approuvé à l’unanimité.

Rapport financier

Partage du bilan comptable

Frug’Agile : bénéficiaire mais va partir avec pour la prochaine édition en autonomie.

Conférence Agile France : déficitaire mais avec un avoir (à peu près 980 €) chez le restaurant Yuman

0 subventions données cette année

Outils

Frais de fonctionnement

Nous avons fait une tentative de découpage plus fine. Nous avons eu plus d’adhérent·e·s cette année.

Merci à Julie pour le travail de recrutement et Christophe pour l’accessibilité de la page d’adhésion sur le site.

Loupé sur le renouvellement de l’échéance de notre assurance l’an dernier, 7,10 € de pénalités pour paiement tardif.

Trésorerie

Nous avons un excédent mais attention c’est notamment lié au fait que nous avons récupéré les arrhes du Chalet de la porte Jaune sans les avoir à nouveau engagés.

Pour lire le bilan il est préférable de regarder les bilans des initiatives plutôt qu’une comparaison de date à date.

Remarques

Julien de Santis : ce serait bien d’avoir les activités de l’association d’un côté et les adhésions de l’autre côté. Il y a une différence assez grande entre les frais de fonctionnement de l’association et le montant de ses adhésions. Proposition de présenter différemment : il faudrait isoler les frais de gestion de l’asso, et qu’ils soient alignés avec les cotisations, et que tout ce qui est lié aux initiatives soit présenté distinctement.

Matti : il y a deux documents :

Discussions de compréhension des possibilités de l’outil, des contraintes légales et des actions mises en place par l’association.

Après discussion, tout le monde est d’accord sur le fait que l’intégralité des informations comptables, y compris celles suggérées par Julien, sont déjà présentes dans les documents fournis.

Vote sur le bilan financier

Le différentiel entre le nombre de vote et le nombre de présents à l’AG s’explique par la mise en place de la possibilité de voter à distance de manière asychrone.

(Thomas Clavier - Christophe Addinquy - Frédéric Duffau - Fabrice Bloch - Claire Mouquet - Raphaël Pierquin)

Le bilan financier est approuvé à l’unanimité.

Mise à jour du réglement intérieur

On a constaté qu’il y avait des écarts entre le règlement intérieur (RI) et ce que nous faisions au quotidien.

Il s’agissait de se saisir de l’occasion pour clarifier le RI et de donner plus de clarté aux initiatives quand au mode de fonctionnement. Par exemple, clarifier la date de l’AG.

Vote sur le fait d’ajouter une ligne précisant que les informations relatives à l’AG (heure, date etc.) seront publiées à d’autres endroits.

(vote en séance)

Le vote indique que le paragraphe n’est pas ajouté dans le RI, et non pas qu’il n’y a pas d’accord pour mettre des informations à d’autres endroits.

21h25 - Départ de Thomas Clavier, il y a 11 participant·e·s.

À la suggestion de Julien De Santis, vote sur l’ajout de l’URL dans le RI. Après discussion, proposition d’en faire un paragraphe dédué « site web » :

(vote en séance)

Rédaction ultérieure d’un article, a priori à insérer entre 2 et 3, : déclaration de l’existence d’un site web et de son nom de domaine associé

21h33 - Départ de Fabrice Bloch, il y a 10 participant·e·s.

Vote sur le remplacement de l’article 3 par : insérer entre les paragraphes 2 et 3 de l’article 2 :

Modalités d’adhésion :

(vote en séance)

Le paragraphe est validé.

Questionnement sur les modalités d’échanges :

Manu : Questionnement sur “au service de quoi sont les outils ?”. Est-ce que ça prend le pas sur le présentiel et diminue les échanges humains.

Matti : Intention : permettre à des personnes qui sont éloignées géographiquement de pouvoir échanger. J’espère qu’en se donnant les moyens d’échanger régulièrement de pouvoir alléger les moments d’échange.

22h00 - départ d’Éric Patrizio, il y a 9 participant·e·s.

Proposition de réécriture du 5.C.4 :

– Il est entendu qu’une demande de soutien à caractère essentiellement financier sera considérée comme une demande de subvention, et sera donc traitée selon les modalités définies au paragraphe 5b.

Vote sur le paragraphe ci-dessus :

Le paragraphe est validé.

22h15 - Arrivée de Thomas Clavier, il y a 10 participant·e·s.

Vote sur le remplacement du règlement intérieur :

Le différentiel entre le nombre de vote et le nombre de présents à l’AG s’explique par la mise en place de la possibilité de voter à distance de manière asychrone.

(Éric Patrizio - Fredéric Duffau - Fabrice Bloch - Claire Mouquet - Christophe Addinquy - Raphaël Pierquin)

7. Normaliser l’excédent budgétaire de l’exercice 2020-2021

Matti : il y a une différence entre l’excédent d’un point de vue comptable et un excédent réel (le différentiel est lié à l’argent qui peut être engagé dans une initiative et qui de fait n’est plus sur le compte mais que l’on est censé récupérer).

22h24 - Départ de Bénédicte Taillebois, il y a 9 participant·e·s.

Le différentiel entre le nombre de vote et le nombre de présents à l’AG s’explique par la mise en place de la possibilité de voter à distance de manière asychrone.

(Éric Patrizio - Fredéric Duffau - Fabrice Bloch - Claire Mouquet - Christophe Addinquy - Raphaël Pierquin - Bénédicte Taillebois)

L’excédent budgétaire à considérer pour l’application des limites d’engagement décrites dans le nouveau règlement intérieur, par dérogation aux règles qui y sont décrites, est fixé à 10 000 € pour l’exercice 2021–2022.

22h33 - Clôture de l’AG.