Association Agile France

Préambule

Enregistrement audio de l’assemblée générale afin de pouvoir ultérieurement compléter les notes par écrit. L’enregistrement sera détruit une semaine après l’envoi du compte-rendu aux adhérent·e·s.

Rappel de l’obligation légale de se voir une fois par an.

Julien fait circuler une feuille afin de faire signer les personnes présentes.

Rappel qu’il s’agit du dernier moment pour rajouter des points à l’ordre du jour. Pas d’ajouts. Manu : Y a-t-il quorum ? Que disent les statuts ?
Vérification des paiements de cotisation pour les personnes présentes.
Enregistrement de l’adhésion de Christophe Robillard.

10 personnes présentes.
Le président de séance constate que le quorum est atteint.

Quatre initiatives soutenues

Conférence Agile France 2018

Présentation de Bénédicte Taillebois (bénévole)
plus de 300 personnes
plus de débutants → scrumday qui a disparu → change la tête de la conférence
ajouts de Keynote à midi (avant le repas) plutôt que le matin à 8h avec beaucoup d’absents, speakers invités

Tapis de yoga, où sont ils stockés ?
Une partie des tapis de yoga semblent çetre stockée dans la cave du logement parisien de Guillaume Duquesnay, qui est expatrié en Asie.

Question d’Eric : quid des séances de perfection game ?
On a proposé des meetups de répétition → ambiguité pour une oratrice, qui pensait être sélectionnée parce qu’elle a animé une session lors d’un des meetups.
On a proposé à des femmes de les aider à devenir speakerines → tutorat + slot de meetup
Une des speakerines (Marylin Khol) a eu beaucoup de succès avec sa session (« Dette émotionnelle dans les équipes Scrum ») et a été sollicitée à plusieurs reprises pour la rejouer.

Eric fait le feedback qu’il n’avait pas bien compris quel était l’objectif du meetup, il y a probablement quelque chose à « optimiser ».
19 881 euros de bénéfice : grosse navigation entre l’incertitude de remplir
5 000 euros de différence → les tarifs early bird sont partis plus vite que l’année précédente (limités en temps ou quota)

Edition 2019
Décision de ne plus faire des ventes autrement par le site internet : plus de facture entreprise.
Pendant l’openspace, mettre en parallèle un « hackaton de l’éducation », pour produire quelque chose qui permettrait de produire des contenus à destination des personnes en dehors de la conférence. En recherche d’orateurs / oratrices pour la Keynote
Ouverture et fermeture du Call for Paper plus tôt.

Agile Open France

11eme année pour l’édition hiver (Alsace)
Résultats similaires aux années précédentes
60 personnes
Nouveau : version été (Cévennes)
40 personnes (+ de variété, de jeunes, de femmes)
On recommence cette année : hiver déjà fait, été en cours d’organisation.
Open Space : on ne sait pas ce qui se passe à l’avance, il s’est passé des choses passionnantes.
Difficultés : pas évident de gérer les inscriptions → pas assez de place (on assume, contrainte liée à l’hôtel) Cette année : l’édition hiver a duré 1 jour de plus, été même durée → impact sur le tarif hiver.
Raphaël : « ça passe très vite, et c’est passionnant ! »

Matti : difficile de dissocier comptablement, car vente de billets combinés, si important d’avoir des bilans comptables séparés, alors il faut donner une règle de « séparation » (sur un virement donné, qu’est-ce qui revient à chaque édition)

Point sur le fait que l’objectif de l’asso est de permettre à une initiative d’exister

Raphaël partage que :

Pas d’actualité pour 2019, mais il est possible qu’en 2020, Agile Open France envisage de quitter l’association, réflexion en cours.

Meetup Nouvelle Calédonie

Matti : l’an dernier, un peu partout, dans le Pacifique à un moment donné.
Soutenir des initiatives dans la francophonie → occasion de
A participé à un meetup, et a demandé à l’association de payer des pizzas, pour faire venir plus de monde, et donner de la visibilité à l’association.
Pas eu de sollicitations directes, à part une personne qui fait déjà beaucoup d’allers-retours entre France et Nouvelle Calédonie.

Meetup Systémique et Agilité

On a organisé deux meetups, un seul a eu lieu. Le second n’a pas eu assez de participants.
Soutien de l’asso sollicité pour avoir un buffet pour attirer plus de gens. Au final, la société qui hébergeait a commandé un buffet, donc le soutien n’a pas été nécessaire pour le buffet.
Objectif : trouver des points communs entre systémique et agilité, faire dialoguer ces deux mondes.
Ce qu’on a appris : Meetup n’est pas utilisé par les systémiciens ! Une seule personne a participé et elle était dans l’équipe d’orga, c’est devenu plus questions / réponses que meetup.
Le second était dans la continuité du premier, en allant solliciter des écoles de systémique pour avoir plus de participation de leur part. L’équipe n’a pas donné suite à ce jour.
Le bilan financier est négatif en raison des commissions qui n’ont pas pu être remboursées.

Question : est-ce la même chose que le meetup « kata systémique » ? → Non mais l’un des orgas est dans l’orga aussi.

Prises de contact sans soutien de la part de l’association

Maison Citoyenne de Mallaret

L’association de la Maison Citoyenne de Mallaret se donne pour vocation de rénover une ferme, et mettre le lieu à disposition d’une ou plusieurs autres associations qui organiseraient des formations / des événements de partage autour de la programmation → en faire une école de programmation.
demande de financement en 2 tranches

→ on ne pouvait pas s’engager sur le financement de la totalité sans mettre en péril le point d’équilibre de l’association (pas la possibilité de sortir suffisamment de cash pour les autres initiatives)
Bénédicte : c’est quoi cette initiative ?
Lien avec l’agilité pas assez suffisant / explicite pour prendre la responsabilité d’engager un montant aussi significatif sur le projet.

Faites un doc qui rend plus explicite le lien avec l’agilité. Chercher d’autres financeurs sur tranche 2

Manu : Pour l’instant, travaux qui ont été fait pour protéger la maison, afin qu’elle ne « morfle pas » cet hiver, et qu’elle ne s’écroule pas.

Matti a contacté l’assurance d’Agile France : comment couvrir travaux, personnes bénévoles, pas de réponse globale.
Si gros oeuvre, besoin d’un devis particulier, si intervention ponctuelle de bénévoles, couvert par le contrat actuel.

Manu : notre contact était Peggy, est-ce toujours pertinent ?
Matti : oui, cependant, plus « prudent » de passer par l’alias bureau@agile-france.org pour qu’il puisse y avoir un backup si elle n’est pas disponible.

Manu : pas de soutien en 2018, mais est-ce qu’il y a une main tendue (pour 2019) ?
On a eu à un moment l’impression de passer du temps à justifier de l’intérêt de quelque chose, à un moment où on avait plus besoin de ce temps pour faire des choses.

Matti :

  1. Pas de demande de justification de l’intérêt, besoin qu’on puisse faire à minima le lien avec l’agilité pour être carré « légalement ».
  2. On ne peut pas garantir de fournir cette 2ème tranche, ça dépend des résultats, il faut refaire le point au regard des excédents dégagés par la conférence en 2018.

AgileDays Toulon

Un organisateur de la conférence qui a été en demande de conseils dans l’organisation. Pas de demande de financement (ou autre).

Slack Montpellier

Demande pour créer un slack nommé « Agile France ».
Cela nous pose un problème car il y a une conférence qui s’appelle Agile France, et une association, risque que la distinction ne soit pas évidente à faire.
Proposition de le faire comme une initiative soutenue et financée (abonnement Slack) par l’association. Réponse : on est pas intéressé, on pense que les deux peuvent cohabiter, et on a pas trop le temps en ce moment, on a une conférence à organiser.

Christophe fait remarquer qu’il existe un Slack « Agile-France ».

Compte-rendu d’activité

Améliorations du site

Mise à jour DNS GitHub Pages

Passage à HTTPS

Vérification du domaine sur GitHub

Investi dans le site pour permettre des mises à jour fréquentes.

Outils

Transparence

Publié tous les compte-rendus d’assemblée générale, notes d’intention des bureaux et mots prononcés à la conférence depuis 2012.

Publié les statuts et règlement intérieur au format texte pour en faciliter le suivi.

Autonomisation des initiatives

Leur donner plus de pouvoir, simplifier les outils.

Délégation Crédit Mutuel & Gandi AF

Expérimentation Lydia pour la gestion des notes de frais (création de cartes bancaires virtuelles pré-chargées avec de l’argent pour les initiatives)

Démo Spendesk : outil dédié à la création de cartes bancaires virtuelles → surdimensionné par rapport à notre besoin actuel.

Assainissement comptable

En passant en revue ce qui est inscrit comptablement dans les frais généraux, Matti souligne que l’abonnement à l’outil Basecamp, s’il est associé de fait aujourd’hui à la conférence Agile France, doit pouvoir servir à terme aux autres initiatives.

Frédéric pose une question de clarification sur le nombre de projets Basecamp que notre abonnement actuel permet de créer.
Réponse : autant qu’on le souhaite, sans limite.
Observation de Frédéric : nous sommes plusieurs groupes d’organisateurs d’initiatives / de conférences, mais nous ne partageons jamais sur nos pratiques de groupe. Cela aurait de la valeur pour moi.

Question de Manu sur le point bas au regard des bénéfices générés par les initiatives cette année. Besoin de le recalculer.

Points à discuter / voter

Bilan moral

Qui s’oppose au bilan moral de l’association ? - qui s’abstient ?

Bilan financier

Qui s’oppose au bilan moral de l’association ? - qui s’abstient ?

Le bilan moral et le bilan financier sont approuvés à l’unanimité.

Prise de décision par voie électronique

Matti: On aimerait bien discuter de la prise de décision par voie électronique.
On utilise Loomio au sein du bureau et on aimerait bien l’ouvrir à tout le monde dans l’association. Cet outil permettrait de débattre de certains points à modifier dans les statuts. Il s’agirait ensuite de voter, ratifier en AGX.
Manu a une objection : pression sociale → « Si des personnes ont passé du temps à travailler en ligne à quelque chose, je me sens sous pression, n’ayant pas participé à ce travail, à venir remettre en question leur décision en AGX. »
→ point d’attention en AGX : ré-expliciter la possibilité de remettre en question une décision en AGX.
Bénédicte a aussi une objection : moyen trop “désincarné”.

Garantir la non-lucrativité

Besoin de prouver que les initiatives sont à but non lucratif → systématisation des billets subventionnés.

→ aller chercher du conseil d’un professionnel juriste / légal avant d’entériner quelque chose.

Réglement intérieur

Rapport association et conférence.

Historique de l’histoire de l’association par Manu, à la demande de Fredéric.

Mauvais payeurs

Point pratique → Quels moyens on se donne pour savoir qui est mauvais payeur ?

Si émission impossible à bloquer à priori, signaler à posteriori en proposant un remboursement.

Engagement des membres du bureau

Matti soumet à la discussion le sujet de l’engagement des membres du bureau et suggère - pour le favoriser - d’accorder des bénéfices aux membres du bureau. Ce serait une forme de dédommagement pour le temps dévoué aux tâches du bureau. Par ex: des billets au tarif préférentiel, pour les événements soutenus par l’asso.

Manu est en désaccord. La récompense d’un membre du bureau pour le travail ingrat qu’il effectue est l’existence même de l’association.

Raphaël n’est pas d’accord non plus.

Christophe souligne qu’il est plus simple de recruter et motiver le bureau dans une association qui compte plus de membres. Plus l’asso est implicante, plus ce sera facile de recruter le bureau.

Habilitation à engager financièrement l’association

Julien propose de voter la proposition suivante : « Les membres du bureau sont habilités à engager financièrement l’association, afin de faciliter les démarches administratives vis-à-vis des fournisseurs de services de paiement ». La proposition est votée à l’unanimité des participants.

Fin de l’assemblée générale

Julien prend la décision de la convocation d’une AGX extraordinaire pour voter le remplacement des membres. Il prend la responsabilité que cela ne soit pas en accord avec les statuts.

Seront traités également les points de l’ordre du jour qui n’ont pas été traités.

Les différents points à discuter seront mis à portée de tout le monde en ligne, et si les discussions en ligne mènent à une proposition « votable », elle sera ajoutée à l’ordre du jour de l’AGX et votée en séance.